Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) jest IT Solutions Norbert Karp, prowadzona przez Norberta Karpa, zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), z adresem rejestrowym: al. Jana Pawła II 43A, 01-001 Warszawa, NIP: 7252335301, REGON: 526377921.

Miejscem operacyjnym prowadzenia działalności i realizacji usług kompleksu konferencyjnego, gastronomicznego i noclegowego jest: Kompleks Konferencyjny Rogów i Restauracja Pod Czarnym Bocianem, ul. Leśna 5, 95-063 Rogów, woj. łódzkie.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją przysługujących praw można kontaktować się z administratorem drogą elektroniczną pod adresem e-mail: kontakt@kampus-rogow.com lub telefonicznie: +48 573 264 928.

2. Zakres i cele przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe przekazane bezpośrednio przez użytkowników za pośrednictwem formularzy kontaktowych, zapytań ofertowych (briefów), konfiguratora rezerwacji, formularza opinii oraz bezpośredniego kontaktu telefonicznego lub mailowego.

• Obsługa zapytań ofertowych i przygotowanie kalkulacji — przetwarzanie imienia, nazwiska, nazwy firmy lub instytucji, adresu e-mail, numeru telefonu oraz parametrów planowanego wydarzenia (termin, liczba uczestników, rodzaj cateringu, zapotrzebowanie na nocleg).
• Zawarcie i realizacja umowy — organizacja konferencji, szkolenia, imprezy integracyjnej, pikniku plenerowego, przyjęcia okolicznościowego, usługi gastronomicznej lub noclegowej.
• Rozliczenia księgowe i podatkowe — wystawianie faktur VAT, prowadzenie dokumentacji finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• Obsługa i publikacja opinii klientów — weryfikacja nadesłanych referencji, moderacja oraz publikacja podpisu, nazwy firmy, oceny i treści opinii w serwisie (adres e-mail nie jest publikowany).
• Obrona przed roszczeniami i dochodzenie roszczeń — ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z prowadzonej działalności.
• Zapewnienie bezpieczeństwa technicznego — zapobieganie nadużyciom, spamowi i atakom na formularze serwisu.

3. Podstawy prawne przetwarzania

Wszystkie operacje na danych osobowych opierają się na przepisach art. 6 RODO:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (przygotowanie oferty i wyceny) oraz wykonanie zawartej umowy.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze (przepisy podatkowe, ustawa o rachunkowości).
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda wyrażona przez użytkownika (np. zgoda na publikację opinii w serwisie lub dobrowolny zapis na komunikację).
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora (bieżący kontakt handlowy, obrona przed roszczeniami, weryfikacja bezpieczeństwa serwisu).

4. Okres przechowywania danych

Dane przekazane w zapytaniach ofertowych przechowujemy przez okres niezbędny do przeprowadzenia ustaleń handlowych, a w przypadku braku nawiązania współpracy — do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu.

W przypadku zawarcia umowy dane przechowujemy przez czas trwania umowy oraz przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zgodnie z wymogami prawa podatkowego), a także do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dane dotyczące opinii przechowujemy do momentu wycofania zgody przez autora, utraty aktualności referencji lub decyzji administratora o ich archiwizacji.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe powierzamy wyłącznie zaufanym podmiotom zapewniającym wysoki poziom bezpieczeństwa na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (DPA):

• Dostawcy usług chmurowych i hostingu — Vercel Inc. (infrastruktura serwera www, certyfikaty bezpieczeństwa).
• Dostawcy bezpiecznych baz danych — Supabase Inc. (szyfrowana baza danych na terenie Unii Europejskiej).
• Dostawcy poczty elektronicznej i systemów komunikacji — w celu sprawnej obsługi korespondencji.
• Kancelaria księgowa i doradztwo podatkowe — w zakresie rozliczeń faktur i dokumentacji fiskalnej.
• Dostawcy narzędzi analitycznych (Google Analytics 4) — wyłącznie po wyrażeniu przez użytkownika dobrowolnej zgody na analitykę. Do analityki nie są przesyłane dane osobowe wpisane w formularzach (imię, e-mail, telefon).

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują pełne prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).
• Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych (art. 16 RODO).
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO).
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO).
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO).
• Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

7. Dobrowolność podania danych i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do sporządzenia i przesłania oferty, kontaktu zwrotnego lub realizacji usługi. Brak podania numeru telefonu lub adresu e-mail uniemożliwia przygotowanie kalkulacji.

Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu wywołującemu skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającemu na użytkownika.